ROTI – Return on Time Invested – Sinnvoll investierte oder verschwendete Zeit?

Rund 15 Prozent der Arbeitszeit der Mitarbeiter eines Unternehmens entfallen auf Meetings. Jede Führungskraft verbringt sogar rund zwei Arbeitstage in der Woche ausschließlich in Meetings. Bei Führungspersonen im mittleren bis hohes Management sollen es gar 60 Prozent der Arbeitszeit sein.

Erschreckend ist diese Zahl vor allem dann, wenn wir ihr einmal gegenüberstellen, dass nur 58 Prozent aller Meetings überhaupt handfeste Ergebnisse hervorbringen. Jeweils ein Viertel der an einer Besprechung teilnehmenden Mitarbeiter haben mit dem eigentlichen Thema nichts zu tun und die Hälfte aller Protokolle bleiben ungelesen. Unglaubliche Zahlen, aber wenn ich an meinen beruflichen Alltag im Unternehmen denke, kommt das schon hin.

Wie sieht das bei dir aus? Bestimmt auch nicht anders, oder?

Meetings sind aber nicht per se schlecht. Sie haben große Vorteile: Informationen werden für alle zur selben Zeit diskutiert und Missverständnisse können sofort ausgeräumt werden. Entscheidungen werden gleichzeitig mit allen Beteiligten getroffen. Wichtig ist nur, dass alle Beteiligten das Gefühl haben sollten, nicht ihre Zeit in dem Meeting verschwendet zu haben.

Um ein Gefühl hierfür zu bekommen, gibt es eine ganz coole Methode:  den ROTI – Return on Time Invested. Im agilen Arbeitsumfeld gehört der ROTI schon seit Jahren zu einer bewährten Feedbackmethode. Du kennst den ROTI nicht? Du kennst aber mit Sicherheit den ROI: Return on Investment. Dieser ist eine Leistungskennzahl, die dazu dient, die Effektivität einer Investition zu bewerten. Der ROTI ist genau das gleiche für Meetings. Mit ihm bewertest du, ob ein Meeting produktiv war oder nicht. 

Die Kernfrage ist also: „Hat meine Zeit, die ich gerade investiert habe, etwas gebracht?“

Wenn du ein Meeting leitest, befrage am Ende alle Teilnehmer kurz und pragmatisch: Wie bewertet ihr das Meeting? Klassisch wird die Bewertung nach einer Skala von 1 bis 5 gemacht.

  1. Reine Zeitverschwendung
  2. Es hat sich eher nicht gelohnt
  3. Nutzen wiegt die investierte Zeit auf
  4. Es hat sich gelohnt
  5. Die Zeit war gut investiert

In welcher Form du das durchführst, musst du je nach Zeit und Teilnehmer selbst festlegen. Man kann sich nur kurze Handzeichen geben lassen, eine kleine Feedbackrunde mit Begründung machen oder die Teilnehmer kleben es beim Verlassen des Meetings mit einem Post-It an die Tür. In Online-Meetings kann jeder auch gerne kurz die berühmten Emoji-Daumen nutzen: Daumen hoch, neutral oder Daumen runter. Wenn es ganz anonym sein soll, dann einfach das Feedback auf einen Zettel schreiben lassen und beim Meetingleiter abgegeben. Allerdings sollte man im Zuge dieser Methode auch dahin kommen, offen und ehrlich Feedback zu geben. Je öfter man sie anwendet desto einfacher wird es. Natürlich kannst du die Methode genauso in Online-Meetings durchführen.

Neben der Produktivität in Meetings solltest du aber auch die Anzahl der Meetings hinterfragen. War das Meeting sinnvoll oder hätte es auch in eine E-Mail gepasst? Die gute alte Methode, einfach anrufen, um etwas bilateral zu klären, ist auch nicht zu unterschätzen. Bewerte diese Frage für dein Meeting und ganz wichtig: Traue dich auch, die Konsequenzen daraus zu ziehen. Keiner ist traurig über weniger sinnlose Meetings.

Das gilt auch für Teilnehmer. Wenn der ROTI in einem Meeting nicht als Methode angewendet wird, solltest du dir deiner Antwort klar sein. Um wirklich zu priorisieren und deine Arbeitszeit so effizient wie möglich zu gestalten, solltest du Meetings, die dir nichts bringen, absagen. Nutze die Zeit lieber, um dich auf die wichtigen Themen vorzubereiten. Oft wird man ja nur aus Gewohnheit zu einem Meeting eingeladen. Wir tendieren leider dazu, lieber mehr Leute als ausgewählte Leute zu Meetings einzuladen – „Lieber einer zu viel als einer zu wenig“. Da sollten wir aber zukünftig unbedingt umdenken.  

Der ROTI ist eine ganz schöne Methode, um damit anzufangen. Er ist einfach und vielfältig anwendbar und zeigt dir sofort, ob etwas gut gelaufen ist oder nicht. 

Und zum Schluss noch ein kleines Tool für dein nächstes Meeting. 😉

http://www.meetingmeter.de/

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